Meddelanden, IVRer och Grupper, hur hänger det ihop?

Meddelanden. I systemet kan man spela in röstmeddelanden, som sedan kan användas i talträdet , exempelvis som välkomstbesked, nattmeddelanden och omstyrningsbesked.

Varje inspelning kan ges ett informativt namn och en text beskrivning vad meddelandet innehåller och hur den används

I företagets konfiguration kan ett helt bibliotek med röstmeddelanden lagras.

Exemplet visar 3 olika inspelade meddelanden.

IVRer är klistret i företagets talträd. De kan innehålla meddelanden och bestämmer hur ett samtal skall behandlas och flyttas. Det finns 4 olika sorters IVRer, alla har olika egenskaper:

• VälkomstIVR (WelcomeIVR): Spelar upp ett meddelande och läggar in den inringande i en användargrupp.
• VidarekopplingsIVR (RedirectIVR): Flyttar samtalet till en annan grupp eller telefonnummer.
• Lägga-på-IVR (HangUpIVR): Spelar upp ett meddelande och lägger sedan på samtalet.
• Spela upp en Meny (MenuIVR): Spelar up en talmeny och låter den inringande välja vad som skall hända härnäst. 

Exemplet visar tre olika IVRer, 2 av dem är Lägg-på-IVRer och 1 är en VälkomstIVR.

Styrgrupper: En grupp utan medlemmar kallas styrgrupp. Den används för att kunna göra schemaläggningar i talträdet och används oftast tillsammans med en eller flera IVRer för att kunna styra/behandla samtalen på olika sätt under dagens/veckans/månadens olika tidpunkter 

För varje grupp kan man ställa in tidsstyrd schemaläggning för hur gruppen skall ta emot de inringande. Schemaläggningen delas upp i 3 delar där varje del kan ha en egen hantering av samtalen.

• Standard: Styra vad som skall hända då gruppen inte är öppen. (Spela öppettider och lägg på samtalet)
• Tidsstyrd: Styra vad som skall hända under gruppens ordinarie öppettid, exempelvis vardagar mellan 8 och 17. (Spela välkomstmeddelande och styr samtalet vidare i talträdet)
• Special: Special används för att stänga gruppen, fast tidstyrda schemat säger att det borde vara öppet. Används vanligen vid storhelger såsom Påsk. (På påskafton skall gruppen vara stängd, spela påskhälsning och lägg på).

Användargrupper: En grupp med medlemmar kallas användargrupp. Det är en grupp där inringande köar och betjänas av medlemmar i gruppen. Medlemmar kan använda sig av IP-telefoner, Softphone eller Mobiltelefon + App för att ta emot de inringandes samtal.

Det finns flera sorters grupper. Det som skiljer dem åt är främst hur de köar samtal och hur de fördelar samtalen på medlemmarna.